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Limiter l’utilisation du téléphone d’entreprise avec un logiciel espion

Nombreuses sont les entreprises à mettre à disposition de leurs employés des téléphones, des tablettes ou encore des ordinateurs. Mais alors, quels sont leurs droits quant aux restrictions d’utilisation de ces appareils ? Notre équipe vous propose de plonger au cœur de la législation en la matière. Vous pourrez découvrir s'il est légal d'utiliser un logiciel espion sur un téléphone ou un ordinateur.

Nous vous proposons également toutes nos astuces pour veiller à la bonne utilisation des objets mis à la disposition des employés. Après lecture de cet article, vous aurez toutes les clés pour utiliser à bon escient la surveillance informatique, sans pour autant multiplier les intrusions inutiles auprès de vos collaborateurs.

Pourquoi s’inquiéter de l’utilisation d’une ligne professionnelle à des fins personnelles ?

Se soucier de l'utilisation faite des appareils mis à disposition des employés n’est pas une simple crise de paranoïa de la part des dirigeants. L'article 1242 du Code civil (source) nous rappelle que le commettant est responsable des faits commis par ses préposés. Ce qu’il faut comprendre, c'est que les employeurs sont responsables de ce que font les employés sur leur temps de travail et avec les outils qui sont mis à leur disposition.

Un employeur a donc tout intérêt à vouloir prétendre à la bonne utilisation de son matériel. Si un employé venait à se servir de son smartphone de son ordinateur à des fins frauduleuses, ce dernier pourrait également être inquiété.

Outre les risques pris par l'entreprise prêteuse du matériel, elle pourra souhaiter s'assurer de la productivité de ses employés. Ainsi, il sera possible de contrôler le temps passé sur les réseaux sociaux pendant les heures de travail. Le shopping en ligne au bureau n’est également pas un mythe. Il faudra donc se prémunir contre l'utilisation de la technologie qui peut grandement nuire la qualité du travail des salariés.

Quelles solutions avant de passer aux logiciels espions ?

Avant même de vous lancer dans l'acquisition de logiciels vous permettant de surveiller vos salariés, vous pouvez anticiper ce type de problème. Il conviendra de faire signer des documents précisant clairement l'utilisation devant être faite des objets mis à disposition de l'employé. Vous pouvez y indiquer les restrictions que vous souhaitez. Il pourra par exemple être demandé de ne pas utiliser un ordinateur, un téléphone ou une tablette pour se connecter à des réseaux sociaux personnels.

Par ailleurs, de nombreuses sociétés vous proposent des solutions pour limiter les accès sur vos appareils. Il sera donc possible de rendre l'accès à certains sites impossible. Les demandes les plus couramment formulées par les entreprises restent de limiter les accès aux sites de shopping en ligne, aux sites pour adulte ou encore aux réseaux sociaux tels que Facebook ou Twitter.

Quels sont les logiciels espions qui existent pour surveiller un téléphone ?

Il existe une multitude de logiciels espions destinés à vous aider à surveiller les appareils prêtés à vos employés. Les plus connus d'entre eux sont utilisés par les sociétés de livraison et de transport. Ils permettent de géolocaliser les conducteurs pour connaître leur position en temps réel. Au-delà de la possibilité de savoir si le trajet effectué est le plus efficace, cela permet parfois de résoudre certains litiges. Lorsqu'un client indique ne pas avoir été livré, la géolocalisation du conducteur permet à la société de savoir s'il s'est rendu sur les lieux au moment indiqué. Vous pouvez également utiliser le logiciel espion Spyfer pour limiter l'utilisation des téléphones de votre entreprise. Attention cependant à la légalité (voir le paragraphe ci-dessous).

Vous pourrez aussi compter sur des logiciels espions plus perfectionnés, qui vous permettront de récolter les données de l'appareil. Vous donc pourrez avoir accès à l'historique de navigation du téléphone ou de l'ordinateur de votre employé. Vous pourrez également connaître les temps d'activité de l'écran. La plupart de ses outils vous permettent de pouvoir récupérer des données, même si elles ont été supprimées par l'utilisateur.

Les logiciels espions en entreprise, est-ce bien légal ?

Si le terme de logiciel espion revêt un caractère de mission secrète, il s'agit de paramétrages formellement encadrés par la loi. Ainsi, il sera légal d'utiliser un logiciel espion sous certaines conditions. Il faudra, par exemple, que l'employé soit parfaitement au courant de votre capacité à avoir accès à ses données. Vous devrez également avoir fixé de façon très claire les limites dans lesquelles celui-ci devra utiliser les appareils mis à sa disposition. N'hésitez pas à vous rendre sur le site de la CNIL pour avoir accès aux différentes limites de la surveillance au travail.

Vous l'aurez compris, les logiciels espions sont de formidables alliés pour lutter contre la mauvaise utilisation du matériel informatique. Ils permettent de protéger l'employeur tout en lui assurant la productivité de ses employés. Par ailleurs, en cas de comportements contraires aux règles fixées ou de faute lourde ou grave, vous pourriez avoir besoin de ce type de preuves pour vous rendre devant les conseils des prud'hommes. Vous devez donc veiller à effectuer ce type de surveillance dans le respect le plus total des limites fixées par la loi.

La conservation des données personnelles reste une problématique au cœur des politiques actuelles. Il est donc recommandé de n'avoir recours à la surveillance informatique qu'en cas d'absolue nécessité. Vous devrez donc l'utiliser en cas de d'impératif de sécurité ou de doute sur le comportement de l'un de vos salariés. En terme de management, vous devrez veiller à ne pas faire régner un climat de méfiance entre vous et vos employés, les logiciels espions devant donc être utilisés avec parcimonie.